Die Tagesordnung festlegen

So gestaltet ihr Treffen spannend und strukturiert

Beispiel für eine Tagesordnung

Einführung (10 Minuten)

  • Vorstellungsrunde – wer jede*r ist, warum sie/er an People & Planet Interesse hat und was sie/er gerne tun würde.
  • Geht die Tagesordnung durch (hängt sie an die Wand, so dass sie jede*r sehen kann).
  • Findet jemanden, die/der bereit ist, das Protokoll zu führen oder ‘Aktionspunkte’ zu dem, was entschieden wurde und wer es tut, festzuhalten.
  • Macht eine Aufwärmübung.

 

Beschlusskontrolle (5 Min.)

  • Geht die Aktionspunkte des letzten Treffens durch.
  • Notiert alles, was nicht erledigt wurde und beauftragt jemanden, sich darum zu kümmern.

 

Kampagnen (20 Min.)

  • Fortschritte bei der ‘Go Green’ Kampagne.
  • Infostand in SU.
  • Eine große Aktion im nächsten Semester.
  • Plant ein paar Moderationswerkzeuge und delegiert Verantwortlichkeiten für Aktionspunkte.

 

P&P Events (10 Min.)

  • Planung des Besuchs bei Shared Planet.

 

Sonstiges (5 Min.)

  • Private Treffen im kommenden Monat

 

Abschluss des Treffens (5 Min.)

  • Geht die Verantwortlichkeiten für die ToDos durch.
  • Legt Termin für euer nächstes Treffen fest.

 

Ende des Treffens, anschließend Café-Besuch

 

Tagesordnungen helfen euch nicht nur, sicherzustellen, dass alles besprochen wird, sondern auch, dass ihr nicht zu viel Zeit auf relativ unwichtige Dinge aufwendet.

 

Warum soll man eine Tagesordnung verwenden?

  • Ihr werdet alles behandeln, was ihr besprechen wolltet.
  • Das Treffen wird sich nicht zu lang hinziehen (falls ihr die Zeiten rigoros einhaltet).
  • Ihr werdet nicht zu viel Zeit mit unwichtigen Themen verbringen: Falls das passiert, dann könnt ihr in der Tagesordnung fortfahren und vereinbaren, dass ihr auf das Thema zurückkommt, nachdem die anderen Punkte behandelt worden sind.
  • Jede*r hat Einfluss darauf, was diskutiert wird und fühlt sich so einbezogen.

 

Die Tagesordnung demokratisch festlegen!

  • Ihr könnt sie herummailen und Leute bitten, sie zu ergänzen.
  • Eine Person kann um Beiträge bitten und stellt sie zusammen.
  • Einige Gruppen geben einfach ein Blatt Papier zu Beginn des Treffens herum. Das ist gut, aber es ist besser, wenn die Tagesordnung vorher angekündigt wird, um sicherzustellen, dass die richtigen Leute und die nötige Information da sind. Und es erlaubt der Moderation, sich auf das Treffen vorzubereiten.

Wie auch immer ihr es tut, erstellt eine Prioritätenliste der Tagesordnungspunkte, schafft Einverständnis über die Tagesordnung zu Beginn des Treffens und hängt sie so auf, dass alle sie sehen können.

 

Aktionspunkte

Ihr könnt Zeit und Mühe sparen, indem ihr während des Treffens einfach nur die Aktionspunkte und wesentlichen Entscheidungen festhaltet.

  • Aktionspunkte (ToDos) sagen, welche Aufgaben erforderlich sind, wer sie tut und bis wann sie erledigt sein müssen. Verwendet Instrumente der Delegation, um Menschen bei der Übernahme von Aufgaben einzubeziehen.
  • Lest sie am Ende des Treffens vor, um alle daran zu erinnern, was sie übernommen haben! Geht sie zu Beginn des nächsten Treffens durch, um zu prüfen, ob sie erledigt wurden. Ihr solltet auch die Ideen und Aktionspunkte daraufhin prüfen, ob die Beschlüsse von allen so verstanden wurden, bevor ihr sie niederschreibt.
  • Schlüsselentscheidungen. Es könnte Sinn machen, die Begründung für die Entscheidungen, die die Gruppe getroffen hat, und die Richtlinien, die sie festlegt, festzuhalten.

 

Protokoll

Ein Protokoll zu führen kann dazu beitragen, diejenigen mit einzubeziehen, die an einem Treffen nicht teilnehmen konnten. Falls es Leute auf eurer Mailingliste gibt, die nicht zu Treffen kommen, könnte es sein, dass sie das Protokoll lesen, nützliche Ideen schicken und vielleicht sogar kommen und sich beteiligen. Haltet das Protokoll kurz und präzise, beschreibt nur die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und Handlungspunkte.

  • Wenn ihr das Protokoll herumschickt, fragt, ob jemand Änderungen hat – Leute haben oft unterschiedliche Ideen von einem Treffen mitgenommen!
  • Ihr mögt vielleicht auch das Führen des Protokolls rotieren lassen, außer es gibt jemanden, die/der wirklich scharf darauf ist.

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