Die Aufgabenübersicht identifiziert die Aufgaben, die notwendig sind, damit ein Ereignis stattfinden kann. Manche unter uns machen das intuitiv. Wenn wir allerdings Schwierigkeiten haben, andere einzubeziehen, kann das daran liegen, dass wir keine klare Liste der Aufgaben haben, die wir delegieren können.
Beginne damit, folgende Fragen zu beantworten:
- Welches Ereignis plant ihr?
- Was hofft ihr nach dem Ereignis erreicht zu haben?
- Beziehe aufgabenbezogene Ziele, wie „50 Leute finden, die ein Stadtratsmitglied kontaktieren“, und Prozessziele wie z. B. „Menschen mehr Verständnis darüber vermitteln, wie die Stadt Verordnungen beschließt“ ein.
- Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
- Um eine vollständige Übersicht zu erhalten, brich großen Aufgaben in spezifischere, kleine Aufgaben runter.
- Schreibe die Aufgaben, die notwendig sind, auf die linke Seite des Papiers, schreibe Aufgaben, die nützlich aber nicht notwendig sind, auf die rechte Seite.
Du hast jetzt eine Übersicht über Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit das Ereignis stattfinden kann, und die in notwendige und nicht notwendige Aufgaben unterteilt sind. Das wird dir helfen, sicherzustellen, dass die wichtigsten Aspekte, von denen das Ereignis abhängt, erledigt werden, bevor ihr euch mit den anderen, vielleicht spannenderen, zusätzlichen Punkten beschäftigt.
Der letzte, vielleicht wichtigste Schritt ist, die Punkte einzukreisen, die etwas mit der Entwicklung von Führungsrollen zu tun haben. Denke an die Menschen in deiner Gruppe und überlege, wer bereit sein könnte, eine anspruchsvollere Aufgabe zu übernehmen. Denke auch an diejenigen, die eine Aufgabe nicht verlässlich erledigt haben und gib ihnen eine andere Aufgabe, die für sie leichter ist.
Du kannst die Aufgabenübersicht verwenden, um Aufgaben bei Gruppentreffen zu delegieren. Das kann eine wunderbare Gelegenheit sein, darüber zu sprechen, wie andere Leute mitmachen können!
Wenn ihr das eine Weile erfolgreich berücksichtigt, werden immer mehr Menschen unterschiedliche Aufgaben übernehmen. So wächst die Stärke der Gruppe, es werden mehr Menschen einbezogen und sie werden gestärkt, um noch größere Herausforderungen anzugehen!
Ein Beispiel für eine Aufgabenübersicht
Ereignis: Jährliches Abendessen und Preisverleihung
Ziele: Die Mitglieder mobilisieren, Erfolge feiern, Gemeinschaft schaffen
| Notwendige Aufgaben | Tolle Ergänzungen, aber nicht notwendig |
| Große Aufgabe: Abendessen und Speisen vorbereiten
• Unteraufgabe: Papierwaren und Getränke organisieren • Unteraufgabe: Tische und Stühle aufstellen • Unteraufgabe: Essen zubereiten |
Aufgabe: Herausfinden, ob die lokale Band spielt
Aufgabe: Saalschmuck kaufen und aufhängen
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| Große Aufgabe: Eintrittskarten verkaufen
• Unteraufgabe: Eintrittskarten drucken lassen • Unteraufgabe: Karten am Telefon und persönlich verkaufen • Unteraufgabe: Flyer mit Ankündigung des Abendessens verschicken |
Aufgabe: Spiele für das Essen organisieren
Aufgabe: Eine Broschüre mit lokalen Sponsoren erstellen
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| Große Aufgabe: Preisverleihung
• Unteraufgabe: Redner*in finden, der*die das Publikum motiviert • Unteraufgabe: Urkunde für die Preise ausstellen • Unteraufgabe: Anrufen, um sicherzustellen, dass die Preisträger*innen anwesend sein werden |
Der letzte Schritt wäre, die Punkte einzukreisen, die andere bereit sind zu übernehmen.
AUFGABENÜBERSICHT– ARBEITSBLATT
Ereignis: ___________________________________
Ziele: ______________________________________
Schritt 1: Trage die zu erledigenden Aufgaben ein
Notwendige Aufgaben Tolle Ergänzung, aber nicht notwendig
Schritt 2: Kreise die Punkte ein, die du an andere delegieren kannst.
Schritt 3: Delegiere diese Aufgaben an andere. Dann besteht deine Aufgabe darin, die Arbeit zu verfolgen und die freiwilligen Helfer*innen bei ihren Aufgaben zu unterstützen.