Ein junger Organisator fragte um Rat, wie er ein besserer Organisator werden könne. Eine ältere Organisatorin antwortete: „Du bist selbstsüchtig – du bürdest dir all diese Arbeit auf und tust sie selbst. Aber andere Leute wollen mitmachen und helfen. Du musst ihnen entgegenkommen und ihnen sinnvolle Aufgaben geben, so dass sie sich als Teil der Organisation fühlen können.“
Das sind weise Worte – und wahr für viele von uns. Wie können wir also Andere einbeziehen, indem wir ihnen Aufgaben überlassen? Ein Instrument das dabei hilft ist das Aufgabenmenü.
Das Aufgabenmenü identifiziert die Aufgaben die notwendig sind, um ein Ereignis stattfinden zu lassen. Manche unter uns tun das intuitiv; aber wenn wir Probleme haben andere einzubeziehen, dann kann das daran liegen, dass wir keine klare Liste der Aufgaben haben, die wir delegieren können.
Beginnt damit, die folgenden Fragen zu beantworten:
Was ist das Ereignis, das ihr plant?
Was hofft ihr erreicht zu haben, wenn es vorbei ist?
- Bezieht aufgabenbezogene Ziele ein, wie „50 Leute zu finden, die ein Stadtratsmitglied kontaktieren“ und Prozessziele, wie z.B. „Menschen mehr Verständnis darüber zu vermitteln, wie die Stadt Verordnungen beschließt.“
Was sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen?
- Um ein vollständiges Menü zu bekommen brecht die großen Aufgaben in spezifischere kleine Aufgaben runter.
- Schreibt die Aufgaben die notwendig sind auf die linke Seite des Papiers, schreibt Aufgaben die nützlich aber nicht notwendig sind auf die rechte Seite.
Ihr habt jetzt ein Aufgabenmenü das erledigt werden muss, um das Ereignis durchzuführen, mit der Unterscheidung von notwendigen und nicht notwendigen Aufgaben. Das wird euch helfen sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge, von denen das Ereignis abhängt, erledigt werden, bevor ihr euch an die anderen, vielleicht spannenderen, zusätzlichen Dinge macht.
Der letzte Schritt – vielleicht der wichtigste – ist, die Punkte einzukreisen, die etwas mit der Entwicklung von Führungsrollen zu tun haben. Denkt an die Leute in eurer Gruppe und überlegt, wer bereit sein könnte, eine anspruchsvollere Aufgabe zu übernehmen. Denkt auch an diejenigen, die eine Aufgabe nicht verlässlich erledigt haben und gebt ihnen eine andere Aufgabe, die für sie leichter ist.
Ihr könnt das Aufgabenmenü verwenden, um Aufgaben in Gruppentreffen zu delegieren. Das kann eine große Chance sein das Gespräch darüber zu eröffnen, wie andere Leute mitmachen können!
Wenn ihr das eine Weile erfolgreich praktiziert habt, dann werden mehr und mehr Leute unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Das heißt die Macht einer Gruppe zu stärken, mehr Menschen einzubeziehen und sie zu stärken noch größere Herausforderungen anzunehmen!
Ein Beispiel für ein Aufgabenmenü
Ereignis: Das jährliche Abendessen und die Zeremonie der Preisverleihung
Ziele: Die Mitglieder mobilisieren, Erfolge feiern, Gemeinschaft schaffen
| Notwendige Aufgaben | Schöne Ergänzungen, aber nicht notwendig |
Große Aufgabe: Das Essen und alle Lebensmittel vorbereiten
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Aufgaben:
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Große Aufgabe: Eintrittskarten verkaufen
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Große Aufgabe: Preisverleihung
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Der letzte Schritt wäre, die Punkte einzukreisen, die andere bereit sind zu tun.
Arbeitsblatt Aufgabenmenü
Ereignis: ___________________________________
Ziele: ______________________________________
Schritt 1: Die zu erledigenden Aufgaben eintragen
1.) Notwendige Aufgaben
2.) Schöne Ergänzungen, aber nicht notwendig
Schritt 2: Kreist die Punkte ein, die ihr an Andere delegieren könnt.
Schritt 3: Delegiert diese Dinge. Dann ist eure Aufgabe die Arbeit zu verfolgen und die Freiwilligen zu unterstützen, so dass sie die Aufgaben erledigen können.